BAB I
PENDAHULUAN
Sekolah Berstandar Internasional (RSBI)
sebagai langkah pemerintah untuk mengejar ketertinggalan mutu pendidikan di
tanah air. Untuk dapat menjadi sekolah dengan label RSBI, salah satu standar
yang bisa diterapkan untuk menjadi sekolah standar internasional adalah dengan
memenuhi persyaratan ISO khususnya Sistem Manajemen Mutu ( SMM ) ISO 9001 :
2008. Untuk memperoleh sertifikat tersebut, sekolah harus menunjukkan proses
belajar mengajar yang terpadu antara teori dan praktek, pelayanan kepada siswa,
orang tua dan masyarakat, termasuk dunia usaha dan industri serta pemerintah.
Salah satu kasus pada sekolah yaitu
Sekolah Menengah Kejuruan. Sampai dengan tahun 2009, berdasarkan data dari
Direktorat Pembinaan SMK Kementerian Pendidikan Nasional, jumlah SMK Rintisan
Sekolah Berstandar Internasional ( RSBI ) sebanyak 247 buah. Jumlah ini akan
terus dipacu agar pada tahun-tahun mendatang setiap sekolah di masing- masing
kabupaten/kota agar memiliki SMK RSBI sebagaimana amanat Undang-Undang Nomor 20
Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional Pasal 50 Ayat 3 yang menyatakan
“Pemerintah dan/atau pemerintahan daerah menyelenggarakan sekurang-kurangnya
satu satuan pendidikan pada semua jenjang pendidikan, untuk dikembangkan
menjadi satuan pendidikan yang bertaraf internasional ” dan kemudian
Peraturan Pemerintah Nomor 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan
dalam Pasal 61 Ayat(1) menyatakan bahwa: ‘’Pemerintah bersama-sama pemerintah
daerah menyelenggarakan sekurang-kurangnya satu sekolah pada jenjang pendidikan
dasar dan sekurang-kurangnya satu sekolah pada jenjang pendidikan menengah
untuk dikembangkan menjadi sekolah bertaraf internasional “.
Sekolah yang berhasil meraih sertifikat
SMM ISO 9001 : 2008 karena kemampuan organisasi sekolah menerapkan sistem
manajemen yang bagus, ditunjang dengan kompetensi guru, dukungan staf dan warga
sekolah dalam peyelenggaraan kegiatan belajar mengajar dan pemasaran lulusan
serta fasilitas belajar demi menunjang kelancaran Proses Belajar Mengajar
(PBM).
BAB II
PEMBAHASAN
Standar ISO 9000 adalah standar tentang sistem manajemen mutu yang
penerapannya dimaksudkan untuk meningkatkan mutu produk dan jasa/pelayanan
sehingga mampu memberikan dan meningkatkan kepuasan pelanggan dan kinerja
organisasi
Berdasarkan
hasil survei Vloeberghs dan Bellens dalam Susanti (1999) di Belgia menunjukkan
alasan utama untuk menerapkan ISO 9000 adalah:
a) Untuk meningkatkan
image mutu organisasi di pasar.
b) Untuk meningkatkan
efisiensi dan pengendalian organisasi.
c) Untuk meningkatkan
mutu produk dan jasa.
d) Untuk menggabungkan dan
memperluas market share.
e) Karena permintaan
dan/atau pertanyaan dari konsumen.
f) Keputusan manajemen
perusahaan.
g) Permulaan yang tepat untuk
Total Quality Management.
h)
Mengurangi resiko pertanggungjawaban produk.
Demikian pula Department of Trade
Industry mengatakan fungsi dari ISO 9000 adalah “A set of co-ordinated
activities to direct and control an organisation in order tocontinuosly improve
the effectiveness and efficiency of its performance.”
Pendapat lainnya dikemukan oleh Hoyle yang
mengatakan bahwa :
“ ISO
9001 can be used in contractual situations where the customer requires its
suppliers to demonstrate they have the capability to consistently produce
product that meets customer requirements. The theory is that if suppliers can
show they do all the things in ISO 9001, only conforming product would be
shipped to customers. This would (in theory) reduce the need for customers to
verify product on receipt. Third parties can also use the standard to assess
the capability of organizations to provide product that meets customer and
regulatory requirements. Organizations can use ISO 9001 as a model in designing
their management systems providing they also use ISO 9000 and ISO 9004”.[1]
Dapat ditarik benang merah dari beberapa
uraian di atas, bahwa yang menjadi alasan memilih penerapan ISO dalam sebuah
organisasi oleh berbagai keuntungan :
· Dapat dipergunakan oleh semua organisasi
profit maupun non profit.
· Mudah diterapkan, bahasanya jelas sehingga
mudah dimengerti.
· Menyesuaikan dengan proses yang ada pada
organisasi
· Mendorong penyempurnaan kinerja
organisasi.
· Berorientasi pada perbaikan/penyempurnaan
yang berkelanjutan dan upaya peningkatan kepuasan pelanggan.
· Mudah dipadukan dengan standar sistem
manajemen lainnya.
Penerapan prinsip manajemen mutu
tidak hanya menyediakan keuntungan secara langsung terhadap perancangan sistem
manajemen mutu, tetapi juga memberikan kontribusi keuntungan pada pengelolaan
biaya dan risiko. Sistem manajemen mutu yang efektif dapat memastikan bahwa
kegiatan-kegiatan dalam hal ini ini pendidikan kejuruan dapat diawasi.
Pada sistem manajemen mutu ISO 9001 :
2008, terdapat delapan prinsip manajemen mutu yang berintegrasi pada klausul-
klausul ISO itu sendiri ( Suardi, 2004 ) :
1. Fokus pada Pelanggan ( Costumer
focus )
2. Kepemimpinan ( Leadership )
3. Keterlibatan Personel ( Involving
people )
4. Pendekatan Proses ( Process
approach )
5. Pendekatan Sistem Pengelolaan ( Systems
approach )
6. Peningkatan Berkesinambungan ( Continuos
improvement )
7. Pembuatan Keputusan Berdasarkan Fakta
( Factual decision making )
8. Hubungan Saling Menguntungkan dengan Mitra
Kerja/ Pemasok (Mutually beneficial supplier relationships )
A.
KONSEP ISO
ISO berasal dari kata Yunani ISOS yang berarti sama,
kata ISO bukan diambil dari singkatan nama sebuah organisasi walau banyak orang
awam mengira ISO berasal dari International Standard of Organization,
sama sekali BUKAN. ISO 9001 merupakan standard international yang mengatur
tentang sistem management Mutu (Quality Management System), oleh karena itu
seringkali disebut sebagai “ISO 9001, QMS” adapun tulisan 2008 menunjukkan
tahun revisi, maka ISO 9001:2008 adalah system manajemen mutu ISO 9001 hasil
revisi tahun 2008. Seiring perkembangan zaman dan kemajuan teknologi, terutama
semakin luasnya dunia usaha, maka kebutuhan akan pengelolaan system manajemen
mutu semakin dirasa perlu dan mendesak untuk diterapkan pada berbagai scope
industry yang semakin hari semakin beragam. Versi 2008 ini adalah versi
terbaru yang diterbitkan pada Desember 2008 lalu.
Organisasi pengelola standard international ini adalah International
Organization for Standardization yang bermarkas di Geneva – Swiss,
didirikan pada 23 February 1947, kini beranggotakan lebih dari 147 negara yang
mana setiap negara diwakili oleh badan standardisasi nasional (Indonesia
diwakili oleh KAN).
Sejarah ISO dimulai dari dunia militer sejak masa perang dunia II.
Pada tahun 1943, pasukan inggris membutuhkan sekali banyak amunisi untuk perang
sehingga untuk kebutuhan ini dibutuhkan banyak sekali supplier. Sebagai
konsekuensinya, maka demi kebutuhan standarisasi kualitas, mereka merasa perlu
untuk menetapkan standar seleksi supplier. Selanjutnya, 20 tahun kemudian
perkembangan standarisasi ini menjadi semakin dibutuhkan hingga pada tahun
1963, departemen pertahanan Amerika mengeluarkan standar untuk kebutuhan
militer yaitu MIL-Q-9858A sebagai bagian dari MIL-STD series. Kemudian standar
ini diadopsi oleh NATO menjadi AQAP-1 (Allied Quality Assurance Publication-1)
dan diadopsi oleh militer Inggris sebagai DEF/STAN 05-8.
Seiring dengan kebutuhan implementasi yang semakin kompleks, maka
DEF/STAN 05-8 dikembangkan menjadi BS-5750 pada tahun 1979. Atas usulan
American National Standard Institute kepada Inggris, maka pada tahun 1987
melalui International Organization for Standardization, standard BS-5750
diadopsi sebagai sebuah international standard yang kemudian dinamai ISO
9000:1987. Ada 3 versi pilihan implementasi pada versi 1987 ini yaitu yang
menekankan pada aspek Quality Assurance, aspek QA and
Production dan Quality Assurance for Testing. Concern
utamanya adalah inspection product di akhir sebuah proses (dikenal dengan final
inspection) dan kepatuhan pada aturan system procedure yang harus dipenuhi
secara menyeluruh.
Pada perkembangan berikutnya, ditahun 1994, karena kebutuhan guaranty
quality bukan hanya pada aspek final inspection, tetapi lebih jauh
ditekankan perlunya proses preventive action untuk menghindari kesalahan
pada proses yang menyebabkan ketidaksesuaian pada produk. Namun demikian versi
1994 ini masih menganut sistem prosedur yang kaku dan cenderung document
centre dibanding kebutuhan organisasi yang disesuaikan dengan proses
internal organisasi. Pada ISO 9000:1994 dikenal 3 versi, yaitu 9001 tentang
design, 9002 tentang proses produksi, dan 9003 tentang services.
Versi 1994 lebih fokus pada proses manufacturing dan sangat sulit
diaplikasikan pada organisasi bisnis kecil karena banyaknya procedure yang
harus dipenuhi (sedikitnya ada 20 klausa yang semuanya wajib di dokumentasikan
menjadi procedure organisasi). Karena ketebatasan inilah, maka technical
committee melakukan review atas standard yang ada hingga akhirnya lahirlah
revisi ISO 9001:2000 yang merupakan penggabungan dari ISO 9001, 9002, dan 9003
versi 1994.
Pada versi tahun 2000, tidak lagi dikenal 20 klausa wajib, tetapi
lebih pada proses business yang terjadi dalam organisasi. Sehingga organisasi
sekecil apapun bisa mengimplementasi system ISO 9001:2000 dengan berbagai
pengecualian pada proses bisnisnya. Maka dikenallah istilah BPM atau Business
Process Mapping, setiap organisasi harus memertakan proses bisnisnya dan
menjadikannya bagian utama dalam quality manual perusahaan, walau demikian ISO
9001:2000 masih mewajibkan 6 procedure yang harus terdokumentasi, yaitu
procedure control of document, control of record, Control of Non conforming
Product, Internal Audit, Corrective Action, dan Preventive Action, yang
semuanya bisa dipenuhi oleh organisasi bisnis manapun.
Pada perkembangan berikutnya, versi 2008 lahir sebagai bentuk
penyempurnaan atas revisi tahun 2000. Adapun perbedaan antara versi 2000 dengan
2008 secara significant lebih menekankan pada effectivitas proses yang
dilaksanakan dalam organisasi tersebut. Jika pada versi 2000 mengatakan harus
dilakukan corrective dan preventif action, maka versi 2008 menetapkan bahwa
proses corrective dan preventive action yang dilakukan harus secara effective
berdampak positif pada perubahan proses yang terjadi dalam organisasi. Selain
itu, penekanan pada control proses outsourcing menjadi bagian yang disoroti
dalam versi terbaru ISO 9001 ini.
B.
MANFAAT ISO BAGI SEKOLAH
ISO 9001:2008 adalah suatu standar internasional untuk sistem
manajemen Mutu/kualitas. ISO 9001:2008 menetapkan persyaratan-persyaratan dan
rekomendasi untuk desain dan penilaian dari suatu sistem manajemen mutu. ISO
9001:2008 bukan merupakan standar produk, karena tidak menyatakan persyaratan-persyaratan
yang harus dipenuhi oleh sebuah output . ISO 9001:2008 hanya merupakan standar
sistem manajemen kualitas. Namun, bagaimanapun juga diharapkan bahwa output
yang dihasilkan dari suatu sistem manajemen kualitas internasional, akan
berkualitas baik (standar).
Sehingga dapat disimpulkan bahwa Quality Management Systems (ISO
9001:2008) adalah merupakan prosedur terdokumentasi dan praktek-praktek standar
untuk manajemen sistem, yang bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses
dan produk (barang atau jasa) terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu,
dimana kebutuhan atau persyaratan tertentu tersebut ditentukan atau
dispesifikasikan oleh pelanggan dan organisasi. Output pada satuan pendidikan
adalah lulusan.
Manfaat Penerapan ISO 9001:2008 adalah :
· Meningkatkan Kepercayaan Pelanggan
· Jaminan Kualitas Produk dan Proses
· Meningkatkan Produktivitas perusahaan
& “market gain”
· Meningkatkan motivasi, moral &
kinerja karyawan
· Sebagai alat analisa kompetitor
perusahaan
· Meningkatkan hubungan saling menguntungkan
dengan pemasok
· Meningkatkan cost efficiency &
keamanan produk
· Meningkatkan komunikasi internal
· Meningkatkan image positif perusahaan
· Sistem terdokumentasi
· Media untuk Pelatihan dan Pendidikan
Pendapat lain tentang Manfaat Secara Umum ISO 9001: 2008
dengan penerapan Sistem Manajemen Mutu seperti adalah :
- Aspek Konsistensi Pelaksanaan dan
Pengawasan
- Aspek Pengendalian Pencegahan
- Aspek Pertumbuhan dan Pengembangan
- Memberikan pendekatan praktik yang
sistematis untuk manajemen mutu
- Memastikan konsistensi untuk memelihara
mutu produk / jasa
- Menetapkan kerangka kerja untuk proses
peningkatan mutu lebih lanjut dengan membakukan proses guna memastikan
konsistensi dan mampu menelusuri serta meningkatkan hubungan antar fungsi
yang mempengaruhi mutu
- Menentukan secara jelas tanggung jawab
dan wewenang dari personel kunci yang mempengaruhi mutu
- Mendokumentasikan prosedur secara baik
dalam menjalankan operasi dan proses bisnis / mapping proses sekolah
- Menerapkan sistem dokumentasi yang
efektif melalui mekanisme audit mutu internal dan tinjauan manajemen yang
berkelanjutan.
- Sebagai sarana pemasaran
- Meningkatkan kepercayaan dan kepuasan
konsumen / pelanggan
- Meningkatkan citra dan daya saing serta
produktifitas organisasi
- Memberikan pelatihan yang sistematik
kepada staf melalui prosedur dan instruksi kerja yang baik
- Mengantisipasi tuntutan konsumen atas
mutu produk dan tingkat persaingan bersama
- Sebagai dasar yang mantap untuk
pengembangan mutu selanjutnya menuju manajemen mutu terpadu
Manfaat untuk Sekolah
1.
Memudahkan menghadapi akreditasi dari BAN-S/M ( Badan Akreditasi
Nasional – Sekolah/Madrasah )
2.
Sistem manajemen sekolah menjadi lebih baik dan berkembang, sebab
mempunyai:
·
Manual Mutu sebagai alat marketing yang berisi school profile dan penjelasan
tentang penerapan SMM ISO 9001:2008 di sekolah.
·
Kebijakan Mutu atau semacam visi-misi sebagai pedoman arah kebijakan sekolah
jangka panjang dalam hal perbaikan mutu secara terus menerus.
·
Sasaran Mutu di setiap aktifitas pekerjaan sebagai pedoman target jangka pendek
dalam merealisir Kebijakan Mutu.
·
Prosedur Mutu sebagai pedoman dalam melakukan pekerjaan yang menyangkut
pembelajaran sehingga ada prosedur baku yang dipergunakan oleh seluruh jajaran.
·
Rencana Mutu ( Quality Planning ) sebagai persyaratan input yang akan menentukan
output sehingga keberhasilan pembelajaran terhadap anak-anak didik dapat
ditingkatkan.
·
Standarisasi format dan pengendalian
arsip ( rekaman )
memudahkan penyimpanan dan pengambilan arsip.[2]
Pendekatan SMM memberikan manfaat yang sangat besar bagi setiap
organisasi yang menerapkannya. Manfaat tersebut terlihat dengan :
1.
Adanya konsistensi pelaksanaan/ aktifitas di organisasi dan mampu telusur.
Apabila SMM dilaksanakan dengan benar manfaat yang dirasakan
adalah :
a. Memberikan pendekatan praktik yang terbaik (Best
Practice) yang sistematis untuk pencapaian manajemen mutu.
b. Memastikan konsistensi operasi untuk memelihara mutu
produk (barang dan jasa).
c. Menetapkan kerangka kerja untuk proses peningkatan mutu lebih
lanjut dengan membakukan proses guna memastikan konsistensi dan mampu telusur serta
meningkatakan hubungan antar fungsi unit kerja/departemen pada organisasi yang
mempengaruhi mutu.
- Adanya aspek pengendalian
dan pencegahan
Kunci pokok untuk menjaga mutu adalah pengendalian produk yang
tidak sesuai dengan standar yang telah ditetapkan dan mencegah produk yang
jelek sampai di tangan pelanggan.
Oleh karena
itu sistem tersebut perlu :
a. Menentukan secara jelas tanggung jawab dan wewenang dari
personel kunci yang mempengaruhi mutu.
b. Mendokumentasikan prosedur secara baik dalam rangka
menjalankan operasi proses bisnis pada aktifitas proses menghasilkan produk (
product operation).
c. Menerapkan sistem dokumentasi yang effektif melalui
mekanisme dengan sistem audit internal dan tinjauan manajemen secara
berkelanjutan.
3. Dilihat dari aspek pembelajaran dan tumbuh kembang organisasi.
Manfaat
penerapan SMM dari perpektif tersebut adalah :
a. Sebagai sarana pemasaran yang efekfif.
b. Dapat meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan melalui pendekatan
secara sistematik dan terorganisir pada pemastian mutu.
c. Dapat meningkatkan citra dan daya saing organisasi/organisasi.
d. Dapat meningkatkan produktifitas dan mutu produk dengan
memenuhi persyaratan pelanggan melalui kerjasama dan atau komunikasi yang lebih
baik, pengendalian proses bisnis yang lebih sistematis, penurunan produk yang
gagal, pencegahan pemborosan karena adanya pengendalian proses/aktifitas yang
tidak effektif dan effisien.
e. Dapat memberikan proses pembelajaran kepada staf atau seluruh personel
dengan metode pelatihan yang sistematis melalui prosedur dan istruksi yang lebih
baik.
f. Dapat menjadi pemicu motivasi pimpinan puncak untuk menilai
kinerja organisasinya karena adanya sasaran mutu yang secara berkelanjutan dipantau
dan diukur serta dibandingkan dengan kinerja pesaingnya.
4. Adanya pemastian mutu :
Organisasi/perusahan
memiliki sistem pemastian mutu yang terstruktur dan sistematis yang dapat
digunakan untuk :
a. Alat bantu untuk mengukur produktifitas dan kinerja SDM
b. Biaya yang effektif dan effisien karena adanya konsistensi dan
keandalan pelaksanaannya.
c. Sarana bekerja dengan benar dan terkendali di setiap waktu. SMM
ISO 9001 : 2000 - SBI /VEDC Malang 4
d. Sistem Manajemen dengan kinerja optimal karena adanya sistem
PDCA (Plan, Do, Check dan Action) yang mengendalikan mutu produk
secara sistematis.
e. Setiap personel memiliki tanggung jawab ,wewenang dan
kompetensi yang jelas di bidang tugasnya dalam melaksanakan aktifitas di organisasi/organisasi.
Manfaat ini akan terlihat dengan data dan informasi yang terrekam
dan selalu terpantau serta diinformasikan kepada seluruh personel terhadap
perkembangan kinerja organisasi baik yang telah mencapai sasaran mutu maupun
yang belum . Sehingga data dan informasi merupakan alat yang sangat penting
dalam penerapan SMM baik untuk kepentingan internal (audit internal) maupun
eksternal (audit oleh pelanggan maupun surveyland oleh lembaga sertifikasi).
Keuntungan ISO 9001 : 2008
1. Dapat dipergunakan oleh semua
organisasi/perusahan profit mapun nonprofit.
2. Mudah diterapkan, bahasanya jelas
sehingga mudah dimengerti.
3. Pengurangan jumlah dokumen prosedur
dari (16,19,20) yang dipersyaratkan menjadi enam (6) dokumen prosedur wajib.
4. Menyesuaikan dengan proses yang ada
pada organisasi/organisasi .
5. Mendorong penyempurnaan kinerja
organisasi.
6. Berorientasi pada
perbaikan/penyempurnaan yang berkelanjutan dan upaya peningkatan kepuasan
pelanggan
7. Mudah dipadukan dengan standar sistem
manajemen lainnya.
C.
PRINSIP-PRINSIP MANAJEMEN MUTU
1.
Fokus pada pelanggan
2.
Kepemimpinan
3.
Pengikutsertaan karyawan
4.
Pendekatan proses
5.
Pendekatan sistem dalam manajemen
6.
Peningkatan berkelanjutan
7.
Pengambilan keputusan berdasarkan fakta
8.
Hubungan dengan pemasok yang saling menguntungkan[3]
Prinsip 1 Fokus pada
Pelanggan
Suatu perusahaan/organisasi harus memahami kebutuhan
pelanggan karena pelanggan
adalah kunci meraih keuntungan. Oleh karena itu organisasi harus memahami
kebutuhan/keinginan pelanggan baik saat ini maupun di masa mendatang, agar
dapat memenuhi persyaratan pelanggan dan mampu melebihi harapan pelanggan. Dan
secara proaktif menetapkan level kepuasan pelanggan.
Prinsip 2 Kepemimpinan
Penerapan prinsip kepemimpinan mengarah pada :
1. Menetapkan
kebijakan mutu, struktur organisasi, mengidentifikasi dan menyediakan sumber
daya
2. Menciptakan
lingkungan kerja dimana semua personnel ambil bagian dalam pencapaian target
atau sasaran organisasi
3. Komitmen
“continual improvement” sistem manajemen mutu
Prinsip 3 Pengikutsertaan
Karyawan
Keterlibatan seluruh karyawan dalam organisasi adalah dasar yang sangat
penting dalam prinsip manajemen mutu . Personnel
semua level adalah inti organisasi : secara penuh harus ikut serta dalam
kelangsungan bisnis organisasi, sehingga:
1.
Mengidentifikasi
tanggungjawab dan wewenang
2.
Mengidentifikasi
kompetensi, kebutuhan, penyediaan dan mengevaluasi pelatihan serta memelihara
catatan pelatihan
3.
Mengidentifikasi
dan mengendalikan faktor manusia dan area kerja untuk mencapai kesesuaian
produk
Prinsip 4 Pendekatan
Proses
Dalam konteks ISO
9001:2008, pendekatan
proses mensyaratkan organisasi untuk melakukan identifikasi, penerapan,
pengelolaan dan melakukan peningkatan mutu berkelanjutan (continual quality
improvement). Pendekatan secara proses diperlukan saat menyusun dan
menerapkan sistem mutu. Hal ini menuntut setiap bagian/fungsi untuk memiliki
visi terhadap kepuasan pelanggan. Pendekatan proses mencakup:
1.
Orientasi
hasil yang efektif
2.
Sumber daya
dan aktivitas dikendalikan sebagai proses
3.
Secara
sistematis mengidentifikasi dan mengendalikan proses yang digunakan untuk
memastikan kesesuaian produk
Prinsip 5 Pendekatan Sistem dalam
Manajemen
Pendekatan sistem
pada manajemen didefinisikan sebagai identifikasi pemahaman, dan pengelolaan
sistem dari proses yang saling terkait untuk pencapaian dan peningkatan sasaran
perusahaan/organisasi dengan efektif dan efisien.
Mengidentifikasikan, memahami dan mengendalikan sistem dan interaksi antar
proses untuk memberikan kontribusi pada efektifitas dan efisiensi organisasi,
sehingga suatu organisasi mampu:
1. Menetapkan sasaran mutu tiap proses
2. Menetapkan interaksi dan rangkaian proses
3. Memantau dan mengukur efektifitas tiap
proses
Prinsip 6 Peningkatan
Berkelanjutan
Peningkatan berkelanjutan harus dijadikan sasaran
dan tujuan tetap organisasi sehingga Sasaran tetap
organisasi dapat diketahui dan ditetapkan dan kemudian juga organisasi
mampu memantau kinerja melalui sasaran mutu yang terukur tiap fungsi terkait
dan level dengan menggunakan peratalan seperti : audit internal,
tinjauan manajemen, corrective and preventive action
Prinsip 7 Pengambilan
Keputusan Berdasarkan Fakta
Pengambilan keputusan yang efektif didasarkan pada
analisis data dan informasi. Oleh karena itu pengambilan keputusan harus
didasarkan pada: logika, analisa data, serta informasi yang tepat dan dapat
dipertangung jawabkan.
Prinsip 8 Hubungan
dengan Pemasok yang Saling Menguntungkan
Organisasi dan pemasoknya/supplier saling
tergantung, dan sudah selayaknya merupakan hubungan yang saling menguntungkan
dalam rangka meningkatkan kemampuan keduanya dalam menciptakan nilai. Maka
hubungan saling menguntungkan itu didasarkan pada:
1. Menetapkan dan
mendokumentasikan persyaratan yang harus dipenuhi oleh pemasok
2. Meningkatkan kemampuan
kedua organisasi untuk lebih baik
3. Seleksi,
meninjau dan mengevaluasi kinerja pemasok untuk mengendalikan produk yang
dipasok.[4]
D.
SISTEM MANAJEMEN MUTU
Sistem Manajemen
Adalah adanya ARAH ( Kebijakan) dan TUJUANNYA (Sasaran) pada
organisasi agar sistem mampu berjalan dengan baik.
Sistem Manajemen Mutu
Sistem yang digunakan untuk menetapkan Kebijakan (policy) atau
pernyataan resmi oleh manajemen puncak berkaitan dengan perhatian dan arah
organisasinya di bidang mutu) dan sasaran mutu ( segala sesuatu yang terkait
dengan mutu dan dijadikan sasaran (target) pencapaian dengan menetapkan ukuran
atau kriteria pencapainnya.
Mutu di difinisikan “kemampuan untuk memenuhi
persyaratan-persyartan. Kebutuhan atau harapan yang ditetapkan secara
langsung /eksplisit atau tidak langsung/implisit, oleh organisasi atau
perorangan yang menerima suatu produk (pelanggan) berdasarkan karakteristik
yang dimiliki oleh suatu produk.
Karekteristik
produk :
- Fungsional yaitu terkait dengan kegunaan.
- Temporal yaitu seperti tepat waktu, ketersediaan, akurat dll.
- Phisikal yaitu seperti mekanik, elektrik, kimia ,fiisika dll
- Sensory yaitu berkaitan dengan panca indra.
- Behavorial yaitu berkaitan dengan sifat seperti sopan santun, disiplin, kejujuran
dll.
- Ergonomic yaitu berkaitan dengan keselamatan, kenyamanan dan kesehatan.
- Memenuhi persyaratan
pelanggan
Setiap organisasi baik bersifat profit maupun non profit, memiliki
kriteria produk yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan dan harapan
pelanggannya. Untuk dapat memenuhi persyaratan tersebut organisasi harus
mengembangkan metode untuk mengukur kinerja dan mengkoreksi terhadap
penyimpangan terhadap standar yang telah ditetapkan.
Sesuai dengan kegunaan
Pengertian
ini dikembangkan oleh Dr, Joseph Juran yang berfocus pada orientasi pasar dan
pelanggan.
Memuaskan pelanggan dengan biaya yang kompetitif.
Kemampuan
produsen untuk memuaskan pelanggannya pada atas dasar tingkat laba tertentu,
dan membidik atas dasar segmen pasar tertentu.
Keseluruhan gabungan karakteristik produk baik barang dan jasa
Dengan
strategi pemasaran, rekayasa, pembuatan dan pemeliharan(after sales service)
yang diterapkan guna memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan. Difinisi mutu
tersebut diatas merupakan jabaran/identifikasi awal dari organisasi baik profit
maupun non profit untuk memberikan pelayaan terbaiknya kepadapelanggannya. Oleh
sebab itu organisasi harus mampu melakukan identifikasi kebutuhan dan harapan
pelanggannya sehingga produk yang dihasilkan dapat diterima dengan baik oleh
pelanggannya.
- INDIKATOR KEBERHASILAN IMPLEMENTASI SMM ISO 9001: 2008
Sesuai dengan persyaratan SMM ISO
9001 : 2008 bahwa organisasi yang mengadopsi sistem ini harus menerapkan 8
prinsip manajemen mutu. Beberapa hal dapat yang diperhatikan dalam implementasi
yaitu adanya management review setiap 6 bulan sekali yang
digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan ditingkat pimpinan puncak demi
dilakukan perbaikan lebih lanjut ( continuos improvement )
dalam usaha memenuhicustomer satisfaction.
Untuk mengukur keberhasilan
implementasi SMM di dunia pendidikan/sekolah, tidak sama dengan
indikator-indikator di perusahaan manufaktur, karena core-businessnya jelas
berbeda. Sebagai yang dipaparkan Slamet ( 1999 ), bahwa sifat-sifat pokok
mutu jasa, mengandung unsur-unsur: (1) Tangible (bukti
fisik), yaitu meliputi fisik, perlengkapan, karyawan/staf pengajar, dan sarana
komunikasi. Misalnya, fasilitas pembelajaran (gedung), fasilitas laboratorium,
fasilitas perpustakaan, media pembelajaran, kantin, tempat parker, sarana
ibadah, fasilitas olahraga, serta busana penampilan staf administrasi maupun
staf pengajar, (2) Reliability (keandalan), yakni kemampuan
memberikan pelayanan yang dijanjikan dengan segera atau cepat, akurat, dan
memuaskan. Misalnya, mata ajaran yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan,
jadwal pembelajaran, proses pembelajaran yang akurat, penilaian yang objektif,
bimbingan dan penyuluhan, serta aktivitas lain yang semuanya untuk memperlancar
proses pembelajaran peserta didik, (3) Responsiveness (daya
tanggap), yaitu kemauan/ kesediaan para staf untuk membantu para peserta didik
dan memberikan pelayanan cepat tanggap. Misalnya guru pembimbing mudah ditemui
konsultasi. Proses pembelajaran interaktif sehingga memungkinkan peserta didik
lebih memperluas wawasan berfikir dan kreatifitasnya. Prosedur administrasi
lembaga pendidikan menjadi lebih sederhana, (4) Assurance (jaminan),
yaitu mencakup pengetahuan, kompetensi, kesopanan, respek terhadap peserta
didik, serta memiliki sifat dapat dipercaya, bebas dari bahaya dan
keragu-raguan. Misalnya, seluruh staf administrasi, staf pengajar, maupun
pejabat structural harus benar-benar kompeten di bidangnya sehingga reputasi
lembaga pendidikan positif di mata masyarakat, dan (5)Empathy (empati),
yaitu kemudahan dalam melakukan hubungan, komunikasi dengan baik, perhatian
pribadi, dan memahami kebutuhan peserta didiknya. Misalnya, staf pengajar
mengenal siswanya yang mengikuti proses pembelajran, guru bisa benar-benar
berperan sesuai fungsinya, perhatian yang tulus diberikan kepada para siswanya
untuk kemudahan mendapatkan pelayanan, keramahan dan komunikasi, demi kepuasan
pelanggan internal : fasilitas, kompetensi guru, layanan wali kelas, layanan
akademis maupun dan kepuasan pelanggan eksternal : kompetensi lulusan, kerja
team (team work) dan sikap (attitude).
Sejalan dengan pendapat di atas, maka
ukuran keberhasilan implementasi SMM ISO 9001 : 2008 di sekolah dapat
dipaparkan pada indikator-indikator berikut ( disarikan dari Bambang Kesit ) :
1. Produktifitas Pembelajaran. Jumlah
persentase mata pelajaran dengan jumlah pertemuan tatap muka sesuai dengan
standar yang telah ditetapkan, jumlah persentase bahan ajar yang tersedia dari
jumlah mata pelajaran yang diselenggarakan, jumlah persentase silabus
pembelajaran tersedia sesuai dengan jumlah mata pembelajaran yang
diselenggarkan, dan jumlah persentase guru yang hadir sesuai dengan standar
pertemuan yang telah ditetapkan sehingga ini berdampak juga dengan prestasi
siswa.
2. Produktifitas Guru Dan Karyawan, tingginya
angka persentase karyawan yang IKK-nya di atas 3, guru yang IKD-nya di atas 3,
dan unit satuan kerja yang IKSK-nya di atas 3, serta tingginya persentase guru
mengikuti kegiatan ilmiah.
3. Efisiensi Proses Internal, misalnya
persentase angka kelulusan tiap tahun 100 persen tanpa joki dan persentase unit
satuan kerja yang mampu melayani tepat waktu.
4. Efektifitas Pendanaan, terpenuhinya
kebutuhan sekolah melalui dana dari BP-3/Komite Sekolah/ APBD/ BOS,
tersedianya dana untuk pengembangan SDM guru dan karyawan serta untuk
pengembangan fasilitas pendidikan.
5. Ketersediaan Dokumen, tersedianya
dokumen sistem mutu beserta rekaman mutu di tempat yang terkait. Dokumen dan
rekaman mutu ditentukan dengan jelas dan diterapkan secara konsisten seta mudah
diambil dan disajikan ketika dibutuhkan.
6. Kemudahan Telusur Dokumen, isi dokumen
mudah ditelusur untuk melihat urutan kronologis proses dan bagian yang
mengerjakannya sehingga ketika ada masalah mudah diketahui dan dengan cepat
diatasi atau dicari solusinya. Dan kemudahan ini dapat menghindari saling lepas
tanggungjawab.
7. Mutu Jasa, proses yang
terekam dan terdokumentasi dengan teratur dan konsisten sehingga kualitas jasa
yang dihasilkan akan menjadi lebih baik dan terkendali demi mengurangi tingkat
kesalahan dan ketidaktepatan dari jasa yang dihasilkan.
8. Keluhan Pelanggan, memberikan
kepuasan kepada siswa dan stakeholders lainnya bila ada keluhan atau complain atas
ketidakpuasan dalam penyelenggaraan proses pendidikan.
BAB III
PENUTUP
Kesimpulan
ISO berasal dari kata Yunani ISOS yang
berarti sama, kata ISO bukan diambil dari singkatan nama sebuah
organisasi walau banyak orang awam mengira ISO berasal dari International
Standard of Organization, sama sekali BUKAN. ISO 9001 merupakan standard
international yang mengatur tentang sistem management Mutu (Quality Management
System), oleh karena itu seringkali disebut sebagai “ISO 9001, QMS” adapun
tulisan 2008 menunjukkan tahun revisi, maka ISO 9001:2008 adalah system
manajemen mutu ISO 9001 hasil revisi tahun 2008.
Sistem
Manajemen Mutu adalah sistem yang
digunakan untuk menetapkan Kebijakan (policy) atau pernyataan resmi oleh
manajemen puncak berkaitan dengan perhatian dan arah organisasinya di bidang
mutu) dan sasaran mutu ( segala sesuatu yang terkait dengan mutu dan dijadikan
sasaran (target) pencapaian dengan menetapkan ukuran atau kriteria
pencapainnya.
DAFTAR PUSTAKA
Hoyle, David.(2006). ISO
9000 Quality Systems Handbook, Fifth Edition. Great
Britain
Sallis, Edward. 2010. Total Quality
Management in Education: Manajemen Mutu Pendidikan. Yogyakarta: IRCiSoD
Suardi, Rudi.
2004. Sistem Manajemen Mutu ISO 9000:2000, Penerapannya untuk mencapai TQM. Jakarta: PPM.
Syafaruddin. 2002. Manajemen Mutu
Terpadu Dalam Pendidikan: Konsep, Strategi, dan Aplikasi. Jakarta: Grasindo
Manajemen Mutu Bab 2.doc
[2] http://smkn1bulakamba.sch.id/iso.php,
diakses pada tanggal 8 Desember 2011 pukul 14.50 WIB
[3] Manajemen Mutu Bab 2.doc,
diakses pada 8 Desember 2011 pukul 14.30 WIB
[4] http://konsultanmanajemen.wordpress.com/2009/02/25/delapan-prinsip-manajemen-mutu-iso-90012008/,
diakses pada tanggal 8 Desember 2011 pukul 14.40 WIB
No comments:
Post a Comment