BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Penentuan
target mutu lulusan harus disesuaikan dengan kemampuan sumber daya dimasing-masing
lembaga. Oleh karena itu untuk mencapai standar mutu serta guna peningkatan
mutu pendidikan berkesinambungan maka perlu dibangun satu sistem manajemen mutu
yang professional serta berstandar. Langkah langkah/proses pencapaian mutu harus diupayakan oleh semua elemen
pendidikan. Proses pencapaian mutu antara lain meliputi kebijakan mutu yang
ditetapkan, pedoman mutu yang dibuat, prosedur
pencapaian mutu yang disepakati, intruksi kerja yang harus dilaksanakan,
serta catatan–catatan mutu untuk
evaluasi serta peningkatan mutu selanjutnya harus terdokumentasikan dengan baik
. Dalam lingkup pendidikan meliputi penyelenggaraaan Sumber daya, Sistem
Seleksi Mahasiswa Baru, Proses Belajar Mengajar, dan kualitas lulusan. Salah
satu sistem manajemen mutu yang sesuai dengan standar internasional adalah ISO
9001: 2008 (baca ISO 9001 versi 2008) yang dapat digunakan untuk mutu produk
ataupun jasa. Beberapa lembaga
pendidikan telah banyak yang mengadopsi sistem managemen mutu ISO 9001 ini
untuk penyelenggaraan Pendidikan.
B.
Perumusan Masalah
Berdasarkan latar
belakang di atas, penulis merumuskan masalah sebagai berikut:
1. Memahami konsep ISO
9001:2008
2. Apakah manfaat ISO
9001:2008 bagi sekolah?
3. Bagaimanakah
prinsip-prinsip manajemen mutu sesuai Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008?
4. Bagaimanakah Sistem
Manajemen Mutu sesuai dengan Standar ISO 9001:2008?
5. Apa yang menjadi
indikator keberhasilan implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 di
sekolah?
C.
Tujuan dan Manfaat
Tujuan dari
penyusunan makalah ini adalah:
1. Menjelaskan konsep
ISO bagi sekolah
2. Menjelaskan manfaat
ISO 9001:2008 bagi sekolah
3. Menjelaskan
prinsip-prinsip manajemen mutu sesuai Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008
4. Menjelaskan Sistem
Manajemen Mutu sesuai dengan standar ISO 9001:2008
5. Menjelaskan indikator
dan faktor-faktor keberhasilan implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008
6. Manfaat yang
diharapkan dalam penyusunan makalah ini adalah :
7. Mahasiswa dapat
memahami konsep ISO bagi sekolah
8. Mahasiswa dapat
mengetahui manfaat ISO 9001:2008 bagi sekolah
9. Mahasiswa dapat
mengetahui prinsip-prinsip manajemen mutu sesuai Sistem Manajemen Mutu ISO
9001:2008
10. Mahasiswa dapat
mengetahui Sistem Manajemen Mutu sesuai dengan standar ISO 9001:2008
11. Mahasiswa dapat
mengetahui indikator keberhasilan implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO
9001:2008
D. Metodologi Penulisan
Penulisan
makalah ini menggunakan metode kepustakaan, yakni mendapatkan sumber informasi
yang berasal dari media cetak berupa buku dan media elektronik seperti
internet.
E. Sistematika Penulisan
Makalah
ini terdiri dari 3 bab, yakni bab I, bab II dan bab III. Berikut ini merupakan
sistematika penulisan yang digunakan, yakni :
BAB I : PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
B.
Perumusan Masalah
C.
Tujuan dan Manfaat
D.
Metodologi Penulisan
E.
Sistematika Penulisan
BAB II : PEMBAHASAN
A.
ISO untuk Sekolah
B.
Konsep ISO bagi sekolah
C.
Manfaat ISO bagi sekolah
D.
Prinsip – prinsip manajemen
mutu sesuai Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008
E.
Sistem Manajemen Mutu
sesuai dengan Standar ISO 9001:2008
F.
Indikator keberhasilan
implementasi Sistem Mutu Manjamen ISO 9001:2008
BAB III : KESIMPULAN
BAB II
PEMBAHASAN
A. ISO untuk Sekolah
Rintisan Sekolah Berstandar Internasional
(RSBI) sebagai langkah pemerintah untuk mengejar ketertinggalan mutu pendidikan
di tanah air. Untuk dapat menjadi sekolah dengan label RSBI, salah satu standar
yang bisa diterapkan untuk menjadi sekolah standar internasional adalah dengan
memenuhi persyaratan ISO khususnya Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001 : 2008.
Untuk memperoleh sertifikat tersebut, sekolah harus menunjukkan proses belajar
mengajar yang terpadu antara teori dan praktek, pelayanan kepada siswa, orang
tua dan masyarakat, termasuk dunia usaha dan industri serta pemerintah.
Sampai dengan tahun 2009, berdasarkan data
dari Direktorat Pembinaan SMK Kementerian Pendidikan Nasional, jumlah SMK
Rintisan Sekolah Berstandar Internasional (RSBI) sebanyak 247 buah. Jumlah ini
akan terus dipacu agar pada tahun-tahun mendatang setiap sekolah di masing-
masing kabupaten/kota agar memiliki SMK RSBI sebagaimana amanat Undang-Undang
Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional Pasal 50 Ayat 3 yang
menyatakan “Pemerintah dan/atau pemerintahan daerah menyelenggarakan
sekurang-kurangnya satu satuan pendidikan pada semua jenjang pendidikan, untuk
dikembangkan menjadi satuan pendidikan yang bertaraf internasional ” dan
kemudian Peraturan Pemerintah Nomor 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional
Pendidikan dalam Pasal 61 Ayat(1) menyatakan bahwa: ‘’Pemerintah bersama-sama
pemerintah daerah menyelenggarakan sekurang-kurangnya satu sekolah pada jenjang
pendidikan dasar dan sekurang-kurangnya satu sekolah pada jenjang pendidikan
menengah untuk dikembangkan menjadi sekolah bertaraf internasional “.
B. Konsep ISO di sekolah
ISO
9001:2008 adalah suatu standar internasional untuk sistem manajemen Mutu /
kualitas. ISO 9001:2008 menetapkan persyaratan - persyaratan dan rekomendasi
untuk desain dan penilaian dari suatu sistem manajemen mutu. ISO 9001:2008
bukan merupakan standar produk, karena tidak menyatakan persyaratan -
persyaratan yang harus dipenuhi oleh sebuah produk (barang atau jasa). ISO
9001:2008 hanya merupakan standar sistem manajemen kualitas. Namun,
bagaimanapun juga diharapkan bahwa produk yang dihasilkan dari suatu sistem
manajemen kualitas internasional, akan berkualitas baik (standar).
Sehingga dapat disimpulkan bahwa Quality Management Systems (ISO 9001:2008) adalah Merupakan prosedur terdokumentasi dan praktek - praktek standar untuk manajemen sistem, yang bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang atau jasa) terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu, dimana kebutuhan atau persyaratan tertentu tersebut ditentukan atau dispesifikasikan oleh pelanggan dan organisasi.
Sehingga dapat disimpulkan bahwa Quality Management Systems (ISO 9001:2008) adalah Merupakan prosedur terdokumentasi dan praktek - praktek standar untuk manajemen sistem, yang bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang atau jasa) terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu, dimana kebutuhan atau persyaratan tertentu tersebut ditentukan atau dispesifikasikan oleh pelanggan dan organisasi.
C. Manfaat ISO di sekolah
Memudahkan menghadapi akreditasi dari BAN-S/M ( Badan
Akreditasi Nasional – Sekolah/Madrasah )
Sistem manajemen sekolah menjadi lebih baik dan berkembang,
sebab mempunyai:
1.
Manual Mutu
sebagai alat marketing yang berisi school profile dan penjelasan tentang
penerapan SMM ISO 9001:2008 di sekolah.
2.
Kebijakan Mutu
atau semacam visi-misi sebagai pedoman arah kebijakan sekolah jangka panjang
dalam hal perbaikan mutu secara terus menerus.
3.
Sasaran Mutu
di setiap aktifitas pekerjaan sebagai pedoman target jangka pendek dalam
merealisir Kebijakan Mutu.
4.
Prosedur Mutu
sebagai pedoman dalam melakukan pekerjaan yang menyangkut pembelajaran sehingga
ada prosedur baku yang dipergunakan oleh seluruh jajaran.
5.
Rencana Mutu (
Quality Planning ) sebagai persyaratan input yang akan menentukan output
sehingga keberhasilan pembelajaran terhadap anak-anak didik dapat ditingkatkan.
6.
Standarisasi format
dan pengendalian arsip ( rekaman ) memudahkan penyimpanan dan
pengambian arsip.
D. Prinsip – prinsip
manajemen mutu sesuai Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008
Terdapat delapan
prinsip manajemen mutu pada sistem manajemen mutu ISO 9001 : 2008 dipergunakan
memimpin organisasi kearah perbaikan kinerja. Delapan prinsip manajemen mutu tersebut adalah
:
1)
Fokus pada pelanggan
Suatu perusahaan/organisasi Harus memahami kebutuhan pelanggan karena pelanggan adalah
kunci meraih keuntungan. Oleh karena itu organisasi harus memahami
kebutuhan/keinginan pelanggan baik saat ini maupun di masa mendatang, agar
dapat memenuhi persyaratan pelanggan dan mampu melebihi harapan pelanggan. Dan
secara proaktif menetapkan level kepuasan pelanggan.
2)
Kepemimpinan
Penerapan prinsip kepemimpinan mengarah pada :
a. Menetapkan kebijakan mutu,
struktur organisasi, mengidentifikasi dan menyediakan sumber daya.
b. Menciptakan lingkungan
kerja dimana semua personnel ambil bagian dalam pencapaian target atau sasaran
organisasiKomitmen “continual improvement” .
c. sistem manajemen mutu
3)
Keterlibatan personal
Keterlibatan seluruh karyawan dalam organisasi adalah dasar yang sangat
penting dalam prinsip manajemen mutu . Personnel semua level adalah inti organisasi : secara penuh harus
ikut serta dalam kelangsungan bisnis organisasi, sehingga:
a. Mengidentifikasi
tanggungjawab dan wewenang.
b. Mengidentifikasi
kompetensi, kebutuhan, penyediaan dan mengevaluasi pelatihan serta memelihara
catatan pelatihan.
c. Mengidentifikasi dan
mengendalikan faktor manusia dan area kerja untuk mencapai kesesuaian produk.
4)
Pendekatan proses
Dalam konteks ISO
9001:2008, pendekatan proses mensyaratkan organisasi untuk melakukan
identifikasi, penerapan, pengelolaan dan melakukan peningkatan mutu
berkelanjutan (continual quality improvement). Pendekatan secara proses
diperlukan saat menyusun dan menerapkan sistem mutu. Hal ini menuntut setiap
bagian/fungsi untuk memiliki visi terhadap kepuasan pelanggan. Pendekatan
proses mencakup:
a. Orientasi hasil yang
efektif.
b. Sumber daya dan aktivitas
dikendalikan sebagai proses.
c. Secara sistematis
mengidentifikasi dan mengendalikan proses yang digunakan untuk memastikan
kesesuaian produk.
d. Pendekatan sistem pada
manajemen
Pendekatan sistem pada manajemen didefinisikan sebagai identifikasi
pemahaman, dan pengelolaan sistem dari proses yang saling terkait untuk
pencapaian dan peningkatan sasaran perusahaan/organisasi dengan efektif dan
efisien.
Mengidentifikasikan,
memahami dan mengendalikan sistem dan interaksi antar proses untuk memberikan
kontribusi pada efektifitas dan efisiensi organisasi, sehingga suatu
organisasi mampu:
a. Menetapkan sasaran mutu
tiap proses.
b. Menetapkan interaksi dan
rangkaian proses.
c. Memantau dan mengukur
efektifitas tiap proses.
5)
Penyempurnaan berkelanjutan
Peningkatan berkelanjutan harus dijadikan sasaran dan tujuan tetap
organisasi sehingga Sasaran
tetap organisasi dapat diketahui dan ditetapkan dan kemudian juga
organisasi mampu memantau kinerja melalui sasaran mutu yang terukur tiap fungsi
terkait dan level dengan menggunakan peratalan seperti : audit
internal, tinjauan manajemen, corrective and preventive aktion.
6)
Pendekatan faktual pada
pengambilan keputusan
Pengambilan keputusan yang efektif didasarkan pada analisis data dan
informasi. Oleh karena itu pengambilan keputusan harus didasarkan pada: logika,
analisa data, serta informasi yang tepat dan dapat dipertangung jawabkan.
7)
Hubungan dengan pemasok yang
saling menguntungkan
Organisasi dan pemasoknya/supplier saling
tergantung, dan sudah selayaknya merupakan hubungan yang saling menguntungkan
dalam rangka meningkatkan kemampuan keduanya dalam menciptakan nilai. Maka
hubungan saling menguntungkan itu didasarkan pada:
a. Menetapkan dan
mendokumentasikan persyaratan yang harus dipenuhi oleh pemasok.
b. Meningkatkan kemampuan
kedua organisasi untuk lebih baik.
c. Seleksi, meninjau dan
mengevaluasi kinerja pemasok untuk mengendalikan produk yang dipasok
E.
Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000
Implementasi
Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 perlu direncanakan dengan baik karena
kegiatan ini merupakan suatu investasi yang sangat besar baik dari sisi
pendanaan maupun dari sisi waktu. Rencana yang baik adalah kunci kesuksesan
pelaksanaan. Rencana merupakan jembatan penghubung masa kini dan masa depan
atau posisi saat ini dengan posisi yang akan datang yang diharapkan. Melalui
perencanaan, manajemen mengkoordinasikan strategi-strategi dan upaya-upaya,
mempersiapkan perubahan dan mengelola perkembangan agar memudahkan dan
memperlancar implementasi dari sistem manajemen mutu ISO 9001:2000. Perencanaan
yang baik merupakan seni membuat hal yang sulit menjadi sederhana sehingga
memudahkan untuk mewujud-kan segala sesuatunya menjadi mungkin dilaksanakan,
mungkin diujudkan dan mungkin dicapai. Berikut ini langkah-langkah perencanaan
implementasi SMM ISO 9001:2000 :
1. Membangun Komitmen Manajemen
Komitmen manajemen merupakan hal sangat penting dan
utama dalam membangun sistem manajemen mutu ISO 9001:2000. Karena mereka
yang bertanggungjawab dan harus merencanakan strategi bisnis, kebijakan,
sasaran dan ukurannya, serta mereka harus meninjaunya pula. Komitmen
manajemen ditetapkan sebelum melangkah lebih jauh dalam rencana menerapkan SMM ISO
9001:2000 pada sekolah. Tanpa komitmen yang jelas dan tegas maka kecil
kemungkinan pelaksanaan dan penerapan SMM ISO 9001:2000 akan berjalan dan
tercapai baik sesuai dengan yang direncanakan oleh sekolah. Komitmen adalah
power yang utama untuk menggerakkan mesin manajemen dalam menerapkan
SMM. Tanpa komitmen dari manajemen puncak/ kepala sekolah yang didukung oleh
seluruh sekolah maka SMM tidak dapat dilaksanakan secara maksimal.[1]
Komitmen manajemen terhadap mutu dapat ditunjukkan sejak
awal melalui penandatanganan pernayatan kebijakan mutu suatu sekolah, dan
berikutnya diikuti oleh sikap dan perilaku manajemen yang konsisten dalam
menerapkan prosedur-prosedur kerja. Manajemen puncak harus memberi bukti
komitmennya pada penyusunan dan implementasi SMM serta perbaikan
berkesinambungan dan keefektifannya dengan cara melakukan hal-hal seperti
berikut :
a. Mengkomunikasikan kepada seluruh warga tentang pentingnya
pemenuhan dan pelaksanaan persyaratan
pelanggan dan peraturan perundang-undangan.
b. Menetapkan kebijakan mutu sekolah serta menjalankannya.
c. Memastikan penetapan sasaran mutu yang dijalankan secara
konsisten.
d. Melakukan tinjauan manajemen secara berkala.\Memastikan
tersediaanya sumber daya.
Komitmen manajemen terhadap mutu dapat ditunjukkan sejak
awal melalui penandatanganan pernayatan kebijakan mutu sekolah, dan berikutnya
diikuti oleh sikap dan perilaku manajemen yang kon-sisten dalam menerapkan
prosedur-prosedur kerja. Pernyataan kebijakan kualitas sekolah dapat
didefinisikan sebagai suatu “Deklarasi” yang ditandatangani oleh
pemimpin-pemimpin sekolah yang menyatakan komitmen terhadap suatu sistem
manajemen mutu.
2. Penunjukkan Wakil
Manajemen
Bukti komitmen yang besar dari pimpinan puncak dan jajaran
manajemen untuk benar-benar menerapkan SMM ISO 9001:2000 pada Perguruan Tinggi
dibuktikan dengan menugaskan atau mengangkat secara resmi seorang wakil
manajemen (management representative). Peranan dari Wakil Manajemen (WM) adalah
menjamin bahwa sistem manajemen mutu yang didokumentasikan secara teknik benar
dan sesuai dengan persyaratan standar dari sistem manajemen mutu yang telah
ditetapkan.
Wakil Manajemen harus melapor kepada kepala sekolah agar
menjamin bahwa persyaratan-persyaratan standar dari SMM ISO 9001:2000 itu tidak
dilanggar oleh fungsi-fungsi yang lain. Penunjukkan seorang wakil
manajemen haruslah orang yang tepat, jangan sampai menunjuk seorang wakil
manajemen tanpa mempertimbangkan kemampuan kepemimpinannya serta pemahamannya
tentang sistem yang berlaku pada sekolah. Sebaiknya WM adalah personil yang
mempunyai akses komunikasi langsung dengan kepala sekolah.Dengan demikian
pelaksanaan tugas WM tidak mengalami hambatan sehingga target dan sasarannya
tercapai. WM itu dapat ditunjuk dari pejabat wakil rektor atau pembantu rektor,
pembantu direktur, wakil direktur sekolah tinggi pada sekolah.
3. Pelatihan Pemahaman SMM
bagi Manajemen dan Karyawan
Pelatihan SMM ISO 9001:2000 ini bertujuan untuk memberikan
kesadaran mutu bagi kepala sekolah dan memberikan pemahaman persyaratan kepada
Tim ISO. Pelatihan itu antara lain meliputi pelatihan kesadaran mutu (quality
awareness) bagi Direksi dan Tim ISO sehingga dapat memberikan pemahaman
mengenai:
a. Sejarah SMM.
Pemahaman komitmen manajemen, pemahaman pelaksanaan
manajemen review, kebijakan mutu, sasaran mutu, perencanaan sistem
manajemen mutu dan kriteria, tanggung jawab dari wakil manajemen (WMM).
Penjelasan delapan (8) prinsip manajemen mutu yakni fokus
pelanggan , kepemimpinan, keterlibatan orang-orang, pendekatan proses,
pendekatan sistem terhadap manajemen, peningkatan berkelanjutan, pendekatan
faktual dalam mengambil keputusan, dan hubungan pemasok yang saling
menguntungkan.
1)
Manfaat SMM ISO 9001:2000
bagi sekolah.
2)
Pengertian umum
klausul-klausul yang terdapat dalam SMM ISO 9001:2000.
3)
Faktor-faktor penyebab
kegagalan dalam penerapan SMM ISO 9001:2000.
4)
Penjelasan mengenai
sertifikasi SMM.
5)
Metoda dan teknik
pemeliharaan SMM.
6)
Metoda evaluasi peningkatan
penerapan SMM.
4. Pembentukan Tim ISO
Setelah menugaskan atau mengangkat secara resmi seorang
wakil manajemen maka tahap selanjutnya mempersiapkan penerapan SMM dengan
pembentukan tim ISO. Hal tersebut penting dilakukan karena SMM merupakan suatu
sistem manajemen mutu yang penerapannya adalah tanggung jawab semua pihak
seperti kepala sekolah hingga level yang paling bawah dalam struktur organisasi
Perguruan Tinggi tersebut.
Pembentukan Tim ISO yang terdiri
dari:
a. Seorang wakil manajemen (WM) yang bertugas untuk mengelola,
memantau, mengevaluasi dan mengkoordinasikan SMM di lapangan untuk meningkatkan
operasi dan perbaikan yang efektif dan
efisien.
b. Seorang panel audit yang bertugas mengkoordinasi pelaksanaan
Audit Mutu Internal sekolah.
c. Seorang pusat pengendali dokumen, yang bertugas mengendalikan
seluruh dokumen mutu sekolah dalam menerapkan SMM mulai dari
mendistribusikan, menyimpan, memelihara, menarik dokumen, menghancurkan
dan memastikan bahwa dokumen mutu yang beredar adalah dokumen terkini dan
paling mutakhir.
d. Personil wakil dari tiap-tiap unit kerja yang bertugas membuat
dan membangun SMM di lingkungan bagiannya serta dapat dilibatkan sebagai
calon auditor internal yang akan mengaudit kondisi penerapan SMM di
internal sekolah.
5. Menyusun Dokumen SMM
Dokumen adalah dasar penerapan sistem manajemen mutu,
dokumen harus tertulis dengan jelas dan dapat dimengerti dengan mudah oleh
setiap orang yang memerlukannya. Tanpa adanya dokumen yang teratur dan rapih,
penerapan sistem manajemen mutu tidak dapat dilaksanakan dengan baik dan tidak
dapat dijamin konsistensinya. Untuk keperluan pembuatan analisis untuk
perbaikan berkelanjutan (continual improvement) memerlukan dokumentasi
sistem manajemen mutu yang lengkap dan tersusun dengan baik sesuai dengan
kebutuhan perbaikan proses kerja di sekolah.
Susunan dokumen sistem manajemen mutu menganut aturan
hirarki, di mana masing-masing dokumen harus ditetapkan tingkatnya sesuai
tingkatan-tingkatan yang diperlukan pada kegiatan sekolah. Dokumen yang lebih
rendah levelnya mengandung penjelasan klausul-klausul dokumen yang lebih tinggi
dan isinya tidak boleh bertentangan. Penyusunan dokumen sistem mutu (DSM)
dilakukan oleh Tim ISO dengan dibantu oleh masing-masing personil inti dari
bagian terkait, meliputi:
Manual Mutu,
adalah dokumen sistem manajemen mutu (SMM) level-1 yang menggambarkan kegiatan
bisnis sekolah secara umum dalam penerapannya memenuhi persyaratan SMM,
termasuk kebijakan mutu dan sasaran mutu yang telah ditetapkan oleh Kepala
Perguruan Tinggi.
Prosedur, adalah
dokumen SMM level-2 yang menjelaskan langkah-langkah kegiatan yang harus
dilakukan dalam suatu proses tertentu yang terkait dengan penerapan SMM sekolah.
Prosedur SMM merupakan penjabaran yang lebih jelas terhadap pemenuhan
persyaratan SMM yang terkait dengan fungsi-fungsi kegiatan bisnis sekolah.
Instruksi Kerja,
adalah dokumen SMM level-3 yang sifatnya untuk memberikan petunjuk pada
pengoperasian suatu proses kerja yang harus dilakukan oleh satu (1) orang atau
satu unit yang terlibat atau yang fungsi tugasnya dapat mempengaruhi kegiatan
SMM di Perguruan Tinggi. Instruksi Kerja pada umumnya dibuat untuk menghindari
atau mengurangi potensi kesalahan terhadap suatu pekerjaan.
Rekaman, adalah
bukti kerja (evidence) yang merupakan bagian dari dokumen SMM, dapat
dikatakan sebagai dokumen level-4. Rekaman ini berupa arsip surat menyurat,
formulir-formulir isian, daftar periksa, hasil uji coba dan test, buku
laporan dan lain sebagainya, yang harus diatur dan dikendalikan secara
tersendiri.
Dokumen sistem mutu harus diterapkan oleh semua jajaran sekolah
yang terkait secara konsisten. Penyelenggaraan dokumentasi SMM Perguruan Tinggi
agar efektif memenuhi persyaratan SMM, dan diatur sesuai hirarki level dokumentasi
SMM menurut ketentuan dalam tabel sebagai berikut:
Semua sekolahinternal maupun dokumen eksternal harus
ditetapkan levelnya sesuai dengan ketentuan hirarki level dokumentasi SMM.
Tujuannya untuk menjaga penggunaan dokumen agar dapat dikendalikan dan
pengaturan keseluruhan dokumen tersebut diatur dalam Prosedur Pengendalian
Dokumen dan Prosedur Pengendalian Rekaman.
Manual mutu: manajemen sekolah harus menetapkan dokumen
manual mutu sebagai pedoman penerapan SMM sekolah, dan harus diterapkan dan
dipelihara oleh semua jajaran yang terkait sesuai ketentuan persyaratan SMM.
Prosedur: Prosedur yang terdokumentasi harus ditetapkan dan
dipelihara untuk mengendalikan semua proses yang mengacu pada persyaratan SMM.
Prosedur pengendalian yang diperlukan untuk menjamin kepuasan operasi.
Instruksi kerja: Instruksi kerja merupakan dokumen level
tiga yang pembuatannya dilakukan oleh masing-masing bagian dan bersifat teknis.
6. Sosialisasi Dokumen SMM
Suatu strategi yang harus dikembangkan dalam penerapan SMM
adalah untuk mengetahui cara pencapaian kebijakan dengan menentukan sasaran
yang hendak dicapai untuk menerapkan SMM secara sempurna. Strategi meliputi
suatu program yang dijadwalkan untuk mengidentifikasi sumber daya yang
diperlukan, tanggung-jawab dan wewenang personil, cara meninjau ulang
poin-poin, prioritas dan sistem pelaporan. Untuk itu harus menyediakan suatu
kerangka kemajuan yang berkelanjutan.
Dengan begitu kita dapat mempertimbangkan pengembangan
proyek dan kebijakan yang dapat dilakukan di area lain pada waktu-waktu
selanjutnya. Implementasi penuh dan perekaman semua aktivitas dalam sistem
perlu direncanakan. Manajemen harus menentukan level keterlibatan para personil
dalam operasi sehari-hari mulai dari tahapan penerapan sistem hingga penentuan
jumlah personil manajemen yang harus didelegasikan. Juga ditentukan ukuran
Perguruan Tinggi, lokasi, kompleksitas dan sifat proses yang digunakan akan
memiliki suatu pengaruh terhadap pengambilan keputusan.
Setiap Perguruan Tinggi harus mengembangkan sebuah rencana
yang menggambarkan komitmen terhadap waktu yang dibutuhkan untuk mencapai
sasaran. Mengembangkan sebuah rencana implementasi sesuai isi dokumen SMM yang
telah disusun dalam organisasi pada level yang relevan. Rencana harus
disosialisasikan ke seluruh organisasi (klausul 5.5.3), dan harus diperbaharui.
WM harus menentukan kemajuan apakah hasilnya sesuai dengan rencana, yang
dilakukan sedikitnya dua minggu sekali. Dan status pembaharuan harus
dikomunikasikan dalam organisasi.
SMM terdiri dari suatu kerangka sebagai pedoman sekolah
untuk mengendalikan aktivitas bisnis dengan suatu penekanan pada pengukuran
pencegahan dan peningkatan aktivitas yang bisa berpengaruh. Pada kinerja sekolah
untuk implementasi SMM yang efektif, Direksi sekolah perlu menyediakan bukti
komitmen manajemen pada setiap proses. Pada umumnya ini melibatkan pendekatan
yang tertib mulai dari tinjauan-ulang penerbitan dokumen sekolah, pengembangan
suatu kebijakan mutu, pencapaian sasaran hasil, rencana, strategi dan proses
pekerjaan. Juga untuk memastikan ketersediaan sumber daya untuk mencapai
implementasi penuh. Direksi harus mengkomunikasikan pentingnya memenuhi
pelanggan seperti pelaksanaan aturan dan persyaratan sesuai dengan
undang-undang serta melakukan tinjauan ulang kinerja manajemen.
Direksi harus memastikan bahwa sekolah mempunyai sumber daya
yang cukup untuk mencapai komitmennya. Direksi juga terlibat dalam melakukan
tinjauan ulang dan peningkatan SMM untuk meningkatkan kinerja. Klausul 6.2.2
memerlukan kemampuan yang diperlukan bagi setiap personil yang terkait dengan
SMM sekolah. Persyaratan kemampuan personil ditinjau-ulang untuk memastikan
apakah penempatannya tepat dan sesuai.
7.
Penerapan Dokumen
Dokumen sistem manajemen mutu yang sah dan telah
disosialisasikan ke seluruh bagian dan lingkup Perguruan Tinggi harus
diterapkan oleh segenap personil yang terlibat secara konsisten dan benar. Hal
itu dilakukan untuk membuktikan bahwa sistem manajemen mutu telah diterapkan
oleh Perguruan Tinggi. Jika penerapannya masih menemui kendala maka dokumentasi
tersebut dapat dilakukan revisi dan penyempurnaan sesuai kebutuhan. Hal
tersebut diatur dalam prosedur pengendalian dokumen, yang antara lain berisi
penetapan pengendalian yang diperlukan untuk:
a.
Menyetujui kecukupan
dokumen sebelum diterbitkan.
b.
Meninjau dan memutakhirkan
seperlunya serta menyetujui ulang dokumen.
c.
Memastikan perubahan dan
status revisi terbaru sesuai tujuan dokumen.
d.
Memastikan versi yang
relevan dengan dokumen yang berlaku telah tersedia di tempat pemakaian.
e.
Memastikan dokumen selalu
dapat dibaca dan mudah dikenali.
f.
Memastikan bahwa dokumen
yang berasal dari luar mudah dikenali dan pendistribusian dapat
dikendalikan.
g.
Mencegah pemakaian dokumen
yang kadaluarsa dan tidak disengaja lengkap dengan penjelasan
identifikasi sesuai
dokumen tersebut, apabila disimpan untuk tujuan tertentu.
7. Pengendalian Rekaman
Sekolah yang telah menetapkan prosedur pengendalian rekaman
harus dapat memelihara semua rekaman yang terkait dengan SMM Perguruan Tinggi.
Tujuannya untuk memberikan bukti kesesuaian persyaratan dan beroperasinya SMM
secara efektif. Rekaman harus mudah dibaca, siap ditunjukkan dan mudah untuk
diambil. Prosedur pengendalian rekaman juga berisi tentang identifikasi,
penyimpanan, perlindungan, pengambilan, masa simpan dan penghancuran rekaman.
Rekaman-rekaman yang menjadi alat untuk menunjukkan operasi
yang efektif, wajib dibuat, guna pelaksanaan peraturan badan sertifikasi dan
perbaikan pelanggan jika diperlukan.
8. Audit Mutu Internal SMM
Audit mutu internal merupakan salah satu persyaratan yang
harus dipenuhi oleh sekolah untuk meninjau kesesuaian dan efektifitas penerapan
SMM. Direksi hendaknya memastikan penetapan proses audit internal yang efektif
dan efisien untuk mengakses kekuatan dan kelemahan SMM. Proses Audit Mutu
Internal berfungsi sebagai alat manajemen untuk asesmen mandiri dari proses
atau kegiatan manapun yang ditunjuk dalam SMM. Proses Audit Mutu Internal
dengan menyediakan perangkat untuk memperoleh bukti objektif bahwa persyaratan
yang ada telah dipenuhi, karena Audit Mutu Internal menilai keefektifan dan
efisiensi sekolah.
Penting bagi sekolah untuk memastikan dilakukannya tindakan
perbaikan sesuai tanggapan hasil Audit Mutu Internal. Perencanaan Audit Mutu
Internal hendaknya fleksibel agar memungkinkan perubahan penekanan berdasarkan
temuan dan bukti objektif selama audit. Masukan yang relevan dari bidang yang
diaudit, dan dari pihak lain yang berkepentingan, hendaknya dipertimbangkan
dalam pengembangan rencana Audit Mutu Internal. Contoh subjek untuk
dipertimbangkan dalam Audit Mutu Internal mencakup:
a.
Penerapan proses secara
efektif dan efisien.
b.
Peluang perbaikan yang berkesinambungan.
c.
Kemampuan suatu sistem proses.
d.
Penggunaan teknik
statistik secara efektif dan efisien.
e.
Penggunaan teknologi
informasi.
f.
Analisis data biaya mutu.
g.
Penggunaan sumber daya
secara efektif dan efisien.
h.
Hasil dan harapan kinerja
proses dan produk
i.
Kecukupan dan
ketelitian pengukuran kinerja.
j.
Kegiatan perbaikan.
k.
Hubungan dengan pihak yang
berkepentingan.
Pelaporan Audit Mutu Internal mencakup bukti kinerja yang
sangat berguna untuk memberikan peluang pengakuan oleh Direksi dan memotivasi
personil sekolah. sekolah harus melakukan Audit mutu Internal pada selang
waktu terencana untuk menentukan apakah SMM:
a.
Memenuhi pengaturan yang
direncanakan, pada persyaratan standar dan persyaratan SMM yang
ditetapkan organisasi.
b.
Diterapkan dan dipelihara
secara efektif.
Program Audit Mutu Internal harus direncanakan dengan
mempertimbangkan status serta pentingnya proses dan area yang diaudit, termasuk
hasil audit sebelumnya. Kriteria, lingkup, frekwensi dan metode audit harus
ditetapkan. Pemilihan auditor dan pelaksanaan audit harus memastikan
keobjektifan dan ketidakberpihakan proses audit. Auditor tidak boleh mengaudit
pekerjaan mereka sendiri. Tanggung jawab dan persyaratan untuk perencanaan
pelaksanaan audit, pelaporan hasil dan pemeliharaan rekaman harus ditetapkan
dalam prosedur yang terdokumentasi.
9. Pelatihan Audit Mutu Internal
Pelatihan Audit Mutu Internal ditujukan bagi Tim Audit Mutu
Internal yang merupakan personil yang telah dilatih mengenai pelaksanaan SMM
ISO 9001:2000. Pelatihan bertujuan untuk dapat memberikan pemahaman mengenai:
a.
Penjelasan Audit Mutu
Internal yang sesuai dengan SMM ISO 9001:2000 dan ISO 19011:2002
b.
Cara dan metode
melakukan Audit Mutu Internal.
c.
Pendelegasian tugas
dan tanggung jawab koordinator tim audit dan auditor.
d.
Cara menyusun jadwal
audit, rencana audit dan pembuatan check-list audit.
e.
Cara melakukan pelaporan Audit
Mutu Internal.
f.
Simulasi pelaksanaan
Audit Mutu Internal.
10.Pelaksanaan Audit Mutu
Internal
Sebelum melakukan Audit Mutu Internal (AMI) dipastikan bahwa
seluruh dokumen sistem mutu telah dibuat dan diterapkan. Pelaksanaan Audit Mutu
Internal dilakukan berdasarkan jadwal dan rencana audit yang dibuat
sebelumnya. Setelah melakukan Audit Mutu Internal, Tim Audit harus membuat
laporan hasil auditnya itu sebagai bahan kontrol penerapan SMM ISO 9001:2000 di
Perguruan Tinggi yang disampaikan kepada WM untuk dilaporkan kepada Direksi.
11.Tindakan Koreksi Audit
Internal
Setelah selesai melaksanakan Audit Mutu Internal, Kepala
Perguruan Tinggi bersama-sama Tim Audit Mutu Internal dan Wakil Manajemen (WM)
akan melakukan kajian terhadap hasil pelaksanaan Audit Mutu Internal. Tujuannya
untuk melakukan perencanaan tindakan perbaikan terhadap hasil temuan audit dan
menentukan tindakan-tindakan yang efektif dan efisien dalam menyelesaikan
temuan Audit Mutu Internal masing-masing bagian.
12.Tinjauan Manajemen
Perguruan Tinggi harus melakukan tinjauan manajemen untuk
memastikan pelaksanaan SMM berjalan dengan efektif. Hal-hal yang menjadikan
masukan dalam pelaksanaan tinjauan manajemen ini adalah seperti berikut:
a.
Hasil audit.
b.
Feed back dari
pelanggan.
c.
Kinerja dari proses dan produk.
d.
Status tindakan koreksi dan
pencegahan.
e.
Tindak lanjut dari tinjauan
manajemen sebelumnya.
f.
Perubahan-perubahan
terencana yang dapat berakibat terhadap SMM.
g.
Rekomendasi untuk
perbaikan.
Dalam pelaksanaan tinjauan manajemen harus diputuskan
perbaikan terhadap efektifitas pelaksanaan SMM dan proses-proses, perbaikan
Perguruan Tinggi yang diberikan kepada pelanggan serta kebutuhan sumber daya
yang diperlukan.
13. Sertifikasi ISO 9001:2000
a. Memilih Lembaga Sertifikasi
Perlu diketahui bahwa sistem akreditasi dan sertifikasi ISO
9001 merupakan pengakuan atas konsistensi standar sistem manajemen mutu ISO
9001:2000. Tanggung jawab dan wewenang pemberian akreditasi dan sertifikasi
secara internasional dilakukan oleh suatu badan dunia, yaitu International Accreditation
Forrum (IAF). IAF merupakan badan dunia federasi badan akreditasi nasional
lebih dari 30 negara di dunia, di antaranya; KAN (Indonesia) menjadi
anggotanya. Di tingkat regional Asia-Pasifik terdapat pula federasi badan
akreditasi yaitu Pasific Accreditation Corporation (PAC) yang anggotanya antara
lain; CNAB (China), CNACR (China), DSM (Malaysia), JAB (Jepang), KAN
(Indonesia), JAS-ANZ (Australia-Selandia Baru), KAB (Korea Selatan), SAC
(Singapura), SCC (Kanada) dan NAC (Thailand).
Badan akreditasi di Indonesia adalah Komite Akreditasi
Nasional (KAN) yang mempunyai tanggung jawab dan wewenang untuk
menyelenggarakan sistem akreditasi dan sertifikasi di negara Republik
Indonesia. Tugasnya adalah memberikan akreditasi kepada semua lembaga
sertifikasi dan laboratorium uji yang telah lulus asesmen sesuai persyaratan
standar di seluruh wilayah Indonesia.
Sistem akreditasi KAN telah diakui oleh IAF dan PAC, karena
telah dilakukan peninjauan terhadap pemenuhan kesesuaian sistem yang diterapkan
oleh KAN. KAN telah menandatangani nota perjanjian IAF dan PAC. Sesuai
ketentuan World Trade Organization (WHO) bahwa negara-negara yang menyepakati
perdagangan bebas harus menandatangani nota perjanjian saling pengakuan
terhadap penggunaan standar-standar internasional termasuk
ketentuan-ketentuannya.
Untuk memenuhi maksud tersebut, KAN telah menandatangani
nota perjanjian saling pengakuan sebagai anggota IAF dan PAC untuk Sistem
Manajemen Mutu (member of IAD dan PAC multilateral recognation
agreement for Quality Management System) pada Agustus 2000.
Dalam nota yang tertuang dalam perjanjian saling pengakuan
tersebut dikatakan, bahwa sertifikat yang diterbitkan oleh lembaga sertifikasi
yang diakreditasi oleh badan akreditasi anggota IAF dan PAC adalah akivalen dan
diakui di semua negara anggota.
Oleh karena itu, para pelaku bisnis di Indonesia tidak perlu
khawatir untuk memilih lembaga sertifikasi nasional, sertifikat yang
diterbitkan sudah diakui secara internasional. Terutama bagi para pelaku
industri jasa konstruksi yang pasarnya hanya di dalam negeri, tentu lebih baik
menggunakan lembaga sertifikasi nasional sebagai nasionalis yang bangga dengan
kemampuan bangsanya sendiri.
Untuk memilih lembaga sertifikasi sistem manajemen mutu
(SMM), parameter yang harus diketahui adalah, bahwa manajemen dan
pengoperasiannya lembaga sertifikasi harus memenuhi ketentuan-ketentuan yang
diatur dalam standar internasional. arameter lembaga sertifikasi yang harus
diperhatikan dijelaskan sebagai berikut:
Lembaga sertifikasi harus imparsial, yaitu harus terbuka
terhadap semua kepentingan dan lembaga bukan merupakan bagian kepentingan pihak
tertentu, misalnya kepentingan partai tertentu atau bisnis tertentu yang
menyebabkan ia tidak dapat diakses oleh siapapun yang bukan merupakan bagian
kepentingannya.
Lembaga sertifikasi harus memiliki tanggung jawab atas
keseluruhan proses sertifikasi dan memberikan jaminan, bahwa implementasi
sistem manajemen mutu benar-benar dilaksanakan oleh kliennya. Apabila terjadi
komplain atau banding terhadap kliennya, maka lembaga sertifikasi harus turut
menyelesaikan permasalahan yang terkait dengan klien tersebut.
Lembaga sertifikasi harus mempunyai manajemen yang
profesional. Semua personil yang terlibat dalam lembaga sertifikasi harus
memiliki kompetensi dan ketrampilan untuk mengelola dan mengoperasikan sistem
lembaga sertifikasi. Para auditor harus terampil melakukan audit secara
langsung dan memiliki kompetensi yang sesuai dengan bisnis yang diaudit.
Auditor yang mengaudit Perguruan Tinggi harus mempunyai pengetahuan dan
pengalaman di bidang Pendidikan.
Lembaga sertifikasi harus memiliki legalitas hukum, tentunya
lembaga sertifikasi yang beroperasi di Indonesia harus berbadan hukum mengikuti
peraturan hukum di Indonesia. Lembaga sertifikasi yang yang beroperasi di
wilayah Indonesia yang tidak berbadan hukum Indonesia harus mendapatkan
pengawasan dari instansi pemerintah yang berwewenang.
Lembaga sertifikasi maupun personilnya, harus independen,
personil yang melaksanakan proses audit dan yang menentukan keputusan sertifikasi
harus terpisah. Tim audit yang memeriksa penerapan sistem manajemen mutu di
Perguruan Tinggi hanya memberikan rekomendasi dan tidak diberi kewenangan
memutuskan lulus sertifikat. Keputusan lulus tidaknya suatu Perguruan Tinggi
memperoleh sertifikasi ISO 9001:2000 dilakukan oleh Tim tersendiri.
Lembaga sertifikasi maupun personilnya harus menjaga
kerahasiaan Perguruan Tinggi yang menjadi kliennya. Setiap personil, baik staf
maupun para auditor yang terkait harus memenuhi Kode Etik yang telah ditandatangani.
Lembaga setifikasi harus menerapkan sistem manajemen mutu
sesuai standar internasional yang relevan, dengan membuat dokumen manual mutu,
prosedur dan seterusnya berdasarkan standar untuk lembaga sertifikasi
sistem mutu.
Lembaga sertifikasi harus diakreditasi secara resmi oleh
badan akreditasi yang berwewenang di setiap negara. Sesuai Nota Perjanjian
Saling Pengakuan IAF dan PAC lembaga sertifikasi sertifikasi yang beroperasi di
Indonesia harus diakreditasikan oleh KAN.
Hal ini perlu diwaspadai, kita sebagai bangsa yang besar
harus bangga dengan kemampuan bangsa sendiri dan harus cinta terhadap produk
negeri sendiri.
Badan akreditasi akan memberikan izin kepada lembaga
sertifikasi untuk melaksanakan asesmen dan sertifikasi berdasarkan ruang lingkup
akreditasi yang ditetapkan sesuai kemampuan dan kompetensi para auditor yang
ada di lembaga sertifikasi tersebut.
Latar belakang pengalaman auditor sangat mempengaruhi hasil
audit, apabila auditor tidak memiliki latar belakang pengalaman dan kompetensi yang
sesuai dengan proses bisnis Perguruan Tinggi yang diaudit, maka hasil audit
tidak mempunyai bobot dan bagi Perguruan Tinggi yang bersangkutan tidak akan
memperoleh manfaat atas penerapan sistem manajemen pada Perguruan Tinggi itu
sendiri.
b. Proses Sertifikasi
Perguruan Tinggi yang ingin mendapatkan sertifikasi ISO 9001
harus mempelajari prosedur dan tatacara yang diatur oleh lembaga sertifikasi.
Selama membangun sistem manajemen mutu Perguruan Tinggi harus sudah membuat
program dan mengatur jadual sertifikasi sesuai kemampuan Perguruan Tinggi.
Tahap-tahap dalam program sertifikasi meliputi:
1)
Mengajukan permohonan ke
lembaga sertifikasi sistem mutu.
2)
Audit dokumen sistem mutu (adequacy
audit).
3)
Pre-assesment
(apabila diperlukan).
4)
Intial assessment.
5)
Keputusan sertifikasi.
6)
Penyerahan sertifikat.
7)
Survaillen setiap 6 bulan.
Tujuan survailen adalah untuk membuktikan bahwa penerapan
sistem manajemen mutu telah dilakukan secara berkesinambungan, di samping itu
dapat dilakukan peninjauan terhadap implikasi perubahan-perubahan yang dapat
mempengaruhi sistem manajemen mutu pada Perguruan Tinggi untuk memastikan,
bahwa semua persyaratan telah dipenuhi dengan baik. Untuk mendapatkan gambaran
yang optimal terhadap kesesuaian penerapan sistem manajemen mutu, maka survailen
dilakukan setiap 6 bulan.
Periode waktu 6 bulan adalah yang efektif untuk membuktikan
kesesuaian penerapan sistem manajemen mutu. Apabila ditetapkan audit 1 tahun
pada umumnya kondisi penerapan sistem manajemen mutu tidak konsisten dan tidak
terjadi perbaikan yang berkelanjutan pada Perguruan Tinggi yang bersangkutan.
Periode waktu 6 bulan adalah waktu yang efektif untuk
menyaksikan penerapan sistem manajemen mutu, kalau kurang dari 3 bulan
menjadikan audit terlalu menyibukkan, dan menyebabkan hanya mengurusi dokumen
sistem mutu saja tanpa melakukan pekerjaan inti. (BQST).
F.
Indikator Keberhasilan
Implementasi SMM ISO 9001:2008 disekolah
Untuk
mengukur keberhasilan implementasi SMM di dunia pendidikan/sekolah, tidak sama
dengan indikator-indikator di perusahaan manufaktur, karena core-businessnya
jelas berbeda.
Sebagai
yang dipaparkan Slamet ( 1999 ), bahwa sifat-sifat pokok mutu jasa,
mengandung unsur-unsur:
1. Tangible (bukti fisik), yaitu meliputi fisik,
perlengkapan, karyawan/staf pengajar, dan sarana komunikasi. Misalnya,
fasilitas pembelajaran (gedung), fasilitas laboratorium, fasilitas
perpustakaan, media pembelajaran, kantin, tempat parker, sarana ibadah,
fasilitas olahraga, serta busana penampilan staf administrasi maupun staf
pengajar.
2. Reliability (keandalan), yakni kemampuan memberikan
pelayanan yang dijanjikan dengan segera atau cepat, akurat, dan memuaskan.
Misalnya, mata ajaran yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan, jadwal
pembelajaran, proses pembelajaran yang akurat, penilaian yang objektif, bimbingan
dan penyuluhan, serta aktivitas lain yang semuanya untuk memperlancar proses
pembelajaran peserta didik.
3. Responsiveness (daya tanggap), yaitu kemauan/ kesediaan
para staf untuk membantu para peserta didik dan memberikan pelayanan cepat
tanggap. Misalnya guru pembimbing mudah ditemui konsultasi. Proses pembelajaran
interaktif sehingga memungkinkan peserta didik lebih memperluas wawasan
berfikir dan kreatifitasnya. Prosedur administrasi lembaga pendidikan menjadi
lebih sederhana.
4. Assurance (jaminan), yaitu mencakup pengetahuan,
kompetensi, kesopanan, respek terhadap peserta didik, serta memiliki sifat
dapat dipercaya, bebas dari bahaya dan keragu-raguan.Misalnya, seluruh staf
administrasi, staf pengajar, maupun pejabat structural harus benar-benar kompeten
di bidangnya sehingga reputasi lembaga pendidikan positif di mata masyarakat.
5. Empathy (empati), yaitu kemudahan dalam melakukan
hubungan, komunikasi dengan baik, perhatian pribadi, dan memahami kebutuhan
peserta didiknya. Misalnya, staf pengajar mengenal siswanya yang mengikuti
proses pembelajran, guru bisa benar-benar berperan sesuai fungsinya, perhatian
yang tulus diberikan kepada para siswanya untuk kemudahan mendapatkan
pelayanan, keramahan dan komunikasi, demi kepuasan pelanggan internal : fasilitas,
kompetensi guru, layanan wali kelas, layanan akademis maupun dan kepuasan
pelanggan eksternal : kompetensi lulusan, kerja team (team work) dan
sikap (attitude).
Contoh
Indikator:
Sejalan dengan pendapat di atas, maka ukuran
keberhasilan implementasi SMM ISO 9001 : 2008 di SMK Negeri 13 Bandung dapat
penulis paparkan pada indikator-indikator berikut (disarikan dari Bambang Kesit)
:
a. Produktifitas Pembelajaran. Jumlah persentase mata
pelajaran dengan jumlah pertemuan tatap muka sesuai dengan standar yang telah
ditetapkan, jumlah persentase bahan ajar yang tersedia dari jumlah mata
pelajaran yang diselenggarakan, jumlah persentase silabus pembelajaran tersedia
sesuai dengan jumlah mata pembelajaran yang diselenggarkan, dan jumlah
persentase guru yang hadir sesuai dengan standar pertemuan yang telah
ditetapkan sehingga ini berdampak juga dengan prestasi siswa.
b. Produktifitas Guru Dan Karyawan, tingginya angka
persentase karyawan yang IKK-nya di atas 3, guru yang IKD-nya di atas 3, dan
unit satuan kerja yang IKSK-nya di atas 3, serta tingginya persentase guru
mengikuti kegiatan ilmiah.
c. Efisiensi Proses Internal, misalnya persentase angka kelulusan tiap tahun 100 persen tanpa joki dan persentase unit
satuan kerja yang mampu melayani tepat waktu.
d. Efektifitas Pendanaan, terpenuhinya kebutuhan sekolah
melalui dana dari BP-3/Komite Sekolah/ APBD/ BOS, tersedianya dana untuk
pengembangan SDM guru dan karyawan seta untuk pengembangan fasilitas
pendidikan.
e. Ketersediaan Dokumen, tersedianya dokumen sistem mutu
beserta rekaman mutu di tempat yang terkait. Dokumen dan rekaman mutu
ditentukan dengan jelas dan diterapkan secara konsisten seta mudah diambil dan
disajikan ketika dibutuhkan.
f.
Kemudahan Telusur
Dokumen, isi dokumen mudah ditelusur untuk melihat urutan kronologis proses
dan bagian yang mengerjakannya sehingga ketika ada masalah mudah diketahui dan
dengan cepat diatasi atau dicari solusinya. Dan kemudahan ini dapat menghindari
saling lepas tanggungjawab.
g. Mutu Jasa, proses yang terekam dan terdokumentasi dengan
teratur dan konsisten sehingga kualitas jasa yang dihasilkan akan menjadi lebih
baik dan terkendali demi mengurangi tingkat kesalahan dan ketidaktepatan dari
jasa yang dihasilkan.
h. Keluhan Pelanggan, memberikan kepuasan kepada siswa dan
stakeholders lainnya bila ada keluhan atau complain atas ketidakpuasan
dalam penyelenggaraan proses pendidikan.
BAB III
KESIMPULAN
1.
Standar
ISO 9000 adalah standar tentang sistem manajemen mutu yang penerapannya
dimaksudkan untuk meningkatkan mutu produk dan jasa/pelayanan sehingga mampu
memberikan dan meningkatkan kepuasan pelanggan dan kinerja organisasi.
2. Manfaat ISO 9001:2008 bagi sekolah adalah menjadikan sistem
manajemen sekolah lebih baik dan berkembang.
3. Prinsip-prinsip managenen mutu sesuai system managemen mutu ISO
9001:2008 yaitu:
a. Fokus pada pelanggan
b.
Kepemimpinan
c.
Keterlibatan personal
d.
Pendekatan proses
e.
Penyempurnaan berkelanjutan
f.
Pendekatan faktual pada
pengambilan keputusan
g.
Hubungan dengan pemasok yang
saling menguntungkan
4. Sistem manajemen mutu sesuai dengan standar ISO 9001:2008 yaitu, Melalui
perencanaan, manajemen mengkoordinasikan strategi-strategi dan upaya-upaya,
mempersiapkan perubahan dan mengelola perkembangan agar memudahkan dan
memperlancar implementasi dari sistem manajemen mutu ISO 9001:2000. Perencanaan
yang baik merupakan seni membuat hal yang sulit menjadi sederhana sehingga
memudahkan untuk mewujud-kan segala sesuatunya menjadi mungkin dilaksanakan,
mungkin diujudkan dan mungkin dicapai.
- Yang
menjadi indicator implementasi di dasari oleh unsure-unsur:
a.
Tangible (bukti
fisik)
b.
Reliability (keandalan)
c.
Responsiveness (daya
tanggap)
d.
Assurance (jaminan)
e.
Empathy (empati),
[1]
Mulyo, sulistijo Sidarto. Pandun Penerapan Manajemen Mutu ISO 9001:2000. Hal.18
Daftar
Pustaka
Juran, J.M. 1995.Kepemimpinan Mutu.penerjemah Dr. Edi
Nugroho. Jakarta: pustaka Binaman Pressido.
Mulyo, sulistidjo Sudarto.2005. Pandun Penerapan
Manajemen Mutu ISO 9001:2000.Jakarta:Gramedia.
Sallis,
Edward. 2010. Total Quality Management in Education: Manajemen Mutu Pendidikan.
Yogyakarta: IRCiSoD
Syafaruddin.
2002. Manajemen Mutu Terpadu Dalam Pendidikan: Konsep, Strategi, dan Aplikasi.
Jakarta: Grasindo
No comments:
Post a Comment